ルバートが主催する資料作成講座の講座を紹介するシリーズ1回目として、弊社の看板講座でもある「戦略的プレゼン資料作成講座 2日間集中講義」をご紹介します。
9年間の試行錯誤の上で出来上がった自信作
―――「戦略的プレゼン資料作成講座」2日間集中講義はどのようにして生まれたのですか？
本講座は、9年間の試行錯誤の上で出来上がった形です。実は、講座を開始した9年前は、平日全4回の講座でした。当時は1回あたり3時間の4回講座でしたが、受講生が平日に4回の講義時間をなかなか確保できず、どうしても１、2回欠席してしまう方がいらっしゃいました。加えて、毎回の授業での宿題を次回の講座までに実施することができない方も多くいました。そこで、「授業の回数を絞った方がいいのではないか」と考え、受講時間を長くして2日間の開催に変更しました。4回の講座から2回講座に変更することで、受講生の参加率が向上しました。
また、2回講座にした当初は、1回目と2回目の開催の間隔を1週間に設定していましたが、「1週間で宿題を仕上げるのは難しい」という受講生の声から1回目と2回目の間隔を2週間に変更しました。そのおかげで宿題の提出率もぐんと上がりました。
講座を1日ではなく、2日にすることには大きなメリットがあります。1回目と2回目の講座の間にPowerPointを使って自ら資料作成の練習をする時間が十分に取れるからです。そのため、2回目の授業の時に「こういうところを改善したい」と参加者の目的意識が明確になっています。「週末2日間講座」の受講生から「業務の改善につながった」という、うれしい声が多数寄せられています。
審美眼を鍛えてスキル改善につなげる
―――「戦略的プレゼン資料作成講座」2日間集中講義の内容はどのようなものですか
講座1日目は、講座で教える内容の「背景の考え方」をお伝えするところから始めます。
スキルを習得するには講師が教えたことをそのまま覚えれば十分と考えている方が多いと思います。しかし、「なぜそのスキルが必要なのか」という「背景」を理解することによって、そのスキルを他場面でも活用することや自分なりに工夫することができるようになります。「背景」の考え方からお伝えすることは、一見遠回りに見えますが、受講者のレベルアップが一気に加速していく姿を何度も目の当たりにしています。そのため、ルバートではこの「背景の考え方」から講義を始めています。
その後、実際にPowerPointの効率的な使い方を具体的にお伝えしています。例えば、ショートカットキーは知っていても具体的にどのような場面でどのショートカットキーを使えばいいのか、クイックアクセスツールバーというツールでは、どのコマンドを入れておけばどう便利なのかなどです。
PowerPointの効率的な使い方を理解した上で、実際に資料作りの流れを体験してもらいます。資料の目的を明確にするところからスタートして、「構成の作り方」、「図解の作り方」という流れに沿って資料作成のプロセスを体系的に理解していきます。講座1日目の最後には、次回までの宿題として資料作成の課題を出しています。
2日目は、1日目に学んだ内容を更に深めるため、応用的な図解を学んでいただきそれを実践してもらいます。昼休みの時間には、1日目に出しした宿題に対して一人ひとりへフィードバックを行っています。それぞれがどういう課題をもっているか具体的なアドバイスをしています。
午後は、定量的な表現ということでグラフについて講義します。講座の最後には3人の方にプレゼンテーションを行ってもらい、そのプレゼンを受講生の方みんなでフィードバックすることを行っています。
フィードバックすることにより、「資料のどこを改善すればよいか」「どこがよいポイントなのか」理解することができます。しっかりと見る目、いわゆる審美眼を身に着けていれば継続的な自分自身のスキルの改善につながります。その理由から最後は学んできたことを総合して自身の審美眼を鍛えるという形で講義を終えるようにしています。
講義が終わった後は、毎回懇親会を行っています。お互いどういう仕事をしているかなど、自分の視野を広げる場として活用してもらっています。いつもお互いの話で盛り上がり、私自身も楽しんでいます。
型やルールを使って「思考」「表現」「操作」を一気通貫で教える
―――「戦略的プレゼン資料作成講座」2日間集中講義の特徴を教えてください
1つ目の特徴は、「思考」「表現」「操作」を一気通貫で教えることを大事にしています。資料作成というと資料の見栄えや操作方法というのがフォーカスされがちですが、一番大事なのはそこではありません。どれだけ見栄えがよくて、PowerPointの操作がうまくできていても、提案内容が整理されていなければ人を動かす資料にはなりません。
考えている内容をきちんと整理し、論理的に根拠付けわかりやすく表現することが必要です。そのうえで最終的に資料を習得した操作技法で早く作るというところまでできなければ意味がないと思っています。単に表現や操作だけを教えるのではなく、どうやって内容を論理的に整理するかときちんとお伝えしています。
2つ目は、型やルールを使って教えています。「思考」「表現」「操作」というものを１から自分で考えることはとても大変ですので、必要な型やルールをお伝えしています。どのようなものかというと、論理的思考や表現には型があるので、「基本の6つの図解」と「応用の6つの図解」というものを使ってもらいます。これは、これさえ押さえておけばどのような場面にも対応できるというところまで落とし込んでいます。型を使ってまとめていくと、「思考」「表現」「操作」のプロセスにアプローチしやすくなるので、型を通して学ぶということを大事にしています。
3つ目は、実践的且つインタラクティブに学ぶということを意識しています。誰でも聞いているだけでは技術を習得できません。まずは一通り型をお伝えした後、実際に課題に取り組んでもらいます。そして、受講生同士ペアになってもらい、取り組んでもらったものに対し「なぜ、この図解をつかったのか」「なぜ、このグラフを選んだのか」ディスカッションしてもらいます。そうすると自分が選んだ型に対して根拠づけて説明できなければなりません。また、ペアになった相手の取り組んだものに対しても、相手の考え方を知ることができるので色々な気づきを得ることができます。1日目の最後に次回までに取り組んで頂く課題をお出しします。講義終了後も実際に手を動かして実践するという機会をつくっています。
４つ目は、１人１人の課題へのフィードバックです。この講座の目玉とも言えるもので、課題一つ一つにフィードバックシートをつけ、実際のスライドのBefore-Afterを作り、そして、そのBefore-Afterのポイントまで明示しています。このフィードバックもRubatoのメンバーがまず添削し、次に講師の丸尾がチェックし、最後に私がチェックするという三度のチェックを経ています。また、この内容を二日目の昼休みに実際に個別にフィードバックします。これだけ手間をかけて一人ひとりにフィードバックするという講座は他にはありません。なぜなら大変な労力がかかるからです。しかし、参加者のスキルの向上のために必要だと考えて、Rubatoではこのスタイルを重視し継続しています。
―――どのような人が多く受講されていますか
PowerPointでの資料作成を行う機会が多い方が中心です。例えば、マーケティングの部署、経営企画の部署、営業でもお客様によって提案が異なるようなソリューション営業などの職種が多いかと思います。他には、コンサルティング会社に転職して間もない方や、今後転職を考えている方も多くいらっしゃいます。
年齢層は、20代後半から30代後半が多いです。当然、50代や60代の方もいらっしゃいます。共通して言えることは、みなさん学ぶことに対する意欲が高い方ばかりです。年齢問わず活気がある雰囲気の中で一緒に学んでいますので、基本的にどのような方でも参加いただけます。
―――PowerPoint初心者や苦手としている人が参加しても大丈夫でしょうか
初心者でも大丈夫です。ただし、PowerPointの基本的な操作（PowerPointの起動方法、図形の挿入の仕方、表の挿入の仕方）が分からないという方は、まずは基本的な操作を簡単に学んでから参加した方が効果的です。
論理的思考力 + PowerPointスキル = 仕事のスキル向上
―――2日間の講座を終えて受講された方の変化はいかがですか
受講生のほとんどの方が、資料作成のスピードがアップしたとおっしゃっています。それは図解の型や資料の構成、PowerPointの知らなかった操作方法を習得したことによって、劇的にスピードアップしたのだと思います。他には、周りから資料がわかりやすくなったと評価される方もいらっしゃいます。1日目を受講してすぐにこのような変化をする人も多くいらっしゃいます。この講座で学んだことを上手に活用されている方は、論理的に考えるようになったせいか、周りからファシリテーションがうまくなったと言われるようになったとお聞きしました。加えて、業務効率化のコツを習得したことで、他の業務までスピードアップしたという声も多く聞きます。論理的思考力が高まったことにより、PowerPointのスキルだけでなく仕事のスキルすべてに相乗効果となって表れているように思います。
自ら学び、向上心を持つことがスキルアップにつながる
―――この講座を受講後、伸びる人とはどんな人ですか
皆さん伸びますが、劇的に伸びる人の特徴としては2パターンあります。１つ目は、これまで資料作成を自己流で学び、試行錯誤を繰り返してきたがなかなかうまくいかなかった方です。このような方はこの講座終了後、劇的に変化します。なぜなら色々な型や考え方を知ることで、今までやってきた努力の成果が表れるからです。
２つめは、2日間講座を受講後、短期集中で他の実践講座を受ける方です。特に「資料作成キャンプ」という講座は、講座の中で与えられたテーマに対して実際に資料を作り、お互いにフィードバックし合うという内容ですので、実践力のスキルが上がります。他には「操作と表現編」講座もお勧めです。PowerPointの効率的な操作を集中的に学べますので、PowerPointの操作が早くなり資料作成への抵抗感がなくなります。そうすると内容を考えることに時間をさけるようになりますので、レベルアップするケースが多いと思います。
―――この講座を受講しようか検討している方へメッセージ
まずは、書籍（「PowerPoint資料作成 プロフェッショナルの大原則」「ドリルで学ぶ！人を動かす資料のつくりかた」）を読んで頂き、どういう内容か確認してもらうのがいいかと思います。実際の講座となるとの雰囲気がわからない、レベル感がわからないという不安もあるかと思いますので、「入門編」という2時間の講座を開催しているのでこちらを受講してみるのも良いと思います。内容は2日間講座の1部分なので、2日間講座受講の検討になるのではと思います。とにかく講座を受けると集中的にスキルを学ぶことができるので高いスキルを身につけることができます。書籍だと内容の実践にも限界があるので、本格的に資料作成力を向上させたいと思っている方は是非入門編からでもよいのでご受講されることをお勧めいたします。
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