ルバート代表の松上です。最近は少し涼しくなってきましたね。コロナが落ち着きつつある中で、リモートワークの状況はいかがでしょうか。リモートワークの中で、自身の業務管理や部下の業務管理に苦労されている方が多いのではないでしょうか。そんな課題を解決するワークプランニングスキルについて本日は書きたいと思います。
ワークプランニングスキルとはコンサルティング会社では最も重要なスキルの一つとみなされており、自身やプロジェクトの業務を計画し、進捗管理するスキルのことです。私が在籍したモニターグループ（現モニターデロイト）では入社時にワークプランニング研修の受講が必須とされており、その内容を個人単位でも実践することが求められていました。
ワークプランニングを一言で言うと、「未来の業務の見える化」です。これから起こる業務には何があり、何が優先でどれくらいの時間がかかるのか、を見える化します。
この未来の業務の見える化を行うと、業務の優先順位付けが可能になり、思いつきで仕事を行うことが減ります。そして、業務のどのプロセスにリスクがあるかという予測が可能になります。また、他の人と業務について共有することができるのでコミュニケーションが楽になります。結果として、無理な業務や残業が減り、QOL（クオリティオブライフ）の向上が可能になります。まさに現代のビジネスパーソンに必須のスキルと言って過言ではないと思います。
実は、このワークプランニングスキルを向上するためには、論理思考、抽象⇔具体の行き来、想像力などの様々なスキルが総合的に必要になります。研修の中でワークプランを作成する課題を受講生にやってもらうのですが、その結果を見ると、個々人のスキルレベルが手に取るようにわかります。具体化する力が弱かったり、モレが多かったり、頭の中が丸見えになるのです。
また、ワークプランが総合的なスキルであることから、逆にワークプランを作成する経験を重ねることで論理思考などの総合的なスキルをレベルアップすることが可能になります。私はロジカルシンキングを書籍や座学で学んだ後は、ワークプランを作成することがロジカルシンキングの一番良い訓練だと個人的に考えています。
では、ワークプランを実践するためには何から始めれば良いでしょうか。私はまず１週間のような短期のワークプランを作ることをおすすめしています。1か月や3か月のワークプランはタスクも増えますし、様々な要素を考慮しなければならないので、難易度は高くなりがちです。その点、その週のワークプランなら比較的取り掛かりやすいはずです。
ワークプランニングの順番としては、その週で仕上げなければならない仕事（=成果物）を洗い出します。そしてその成果物を仕上げるために必要な複数のタスクを考え、優先順位をつけます。最後にそれらのタスクにどれくらいの時間がかかるかを見積もります。
実際の例で見てみましょう。私の場合はこのブログを仕上げて提出することがこの１週間での業務の一つでした。その場合、成果物は「ブログ原稿」になります。そしてタスクは以下の通りになります。
①目的を決める
②テーマを決める
③テーマに必要な情報を整理する
④箇条書きで流れを書く
⑤文章化する
になります。タスクの優先順位付けはこの事例の場合はほぼ時系列になりますので、不要です。最後に時間がどれくらいかかるかを考えます
①目的を決める 10分
②テーマを決める 20分
③テーマに必要な情報を整理する 30分
④箇条書きで流れを書く 20分
⑤文章化する 60分
ちなみに今回のブログは頭の中に以前から内容についての構想がありましたので、時間は通常よりかからない想定でした。このように同じ作業でも構想があるのかないのかによってかかる時間は変動しますので、その都度時間を見積もることが重要になります。実際にタスクに取り掛かった後は、どれくらいの時間がかかったかをメモしておくと自身の仕事のスピードを客観的に把握する手がかかりになります。
いかがでしょうか。タスクを書き出すことが面倒に思われた方がいるかもしれません。しかし、実際にやってみるとワークプランを立てて仕事を進めた方が圧倒的に効率的に仕事が進むのを実感していただけると思います。また、最初はタスクの書き出しが必要だと思いますが、経験を重ねていけば徐々に頭の中で組み立てられるようになりますので、心配しなくても大丈夫です。
最後にセミナーの宣伝をさせてください。この「ワークプランニング研修」の人材育成担当者様向けのオンライン無料体験セミナー（https://peatix.com/event/3295113/view）を9月15日（木）15時からに実施します。このブログで書ききれなかった内容もご紹介したいと思いますので、もし社内でワークプランニングの文化を根付かせたい方やご興味ある方がいればぜひご参加ください。