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資料の構成は4つの要素で決まる~背景→課題→解決策→効果~

ルバート代表の松上です。暑い日が続いていますね。皆さんいかがお過ごしでしょうか。前回は会議運営スキルをお伝えしましたが、今回は資料作成で悩ましいことの一つである「構成」について書きたいと思います。

提案書や企画書を作成する際にどういう構成にすれれば良いか、迷うことは多いと思います。もちろん資料によって構成は異なるのですが、基本となる「構成の型」を覚えておけば、その「型」をベースに構成をカスタマイズできるので、資料作成スピードが上がりますし、何より聞き手にとって大事な要素を漏らすことが少なくなります。

ルバートが推奨する「構成の型」は四つのパートからなります。それは、「背景」「課題」「解決策」「効果」です。では、順番に見ていきましょう。

 

①背景
まず冒頭に「背景」を示します。「背景」パートは「現状」、「ありたい姿」、「現状とありたい姿のギャップ」の三つから構成されます。まず、「現状」で提案の背景となっている現在の状況を説明します。次に「ありたい姿」で提案を通じて達成したい姿を示します。最後に「現状とありたい姿のギャップ」を示します。

「背景」パートの役割は、聞き手と話し手で前提となる認識を一致させることにあります。前提認識を一致させないまま、内容を説明すると伝わるものも伝わらなくなってしまうからです。

 

②課題
背景を共有したら、次に「課題」を示します。何かを提案したり、企画するのは、そこに何か課題があるからです。この「課題」パートでは、「背景」パートで示した「現状とありたい姿のギャップ」を深堀りして、複数の課題を洗い出し、そして最も重要な課題に絞り込みます。

 

③解決策
絞り込んだ課題に対する「解決策」を示します。課題に対して一つの解決案を示すのではなく、必ず複数の解決策を示してみましょう。複数の解決策を示して、そこから絞り込んで提案する形にすると、聞き手の納得感につながります。

 

④効果
最期に解決策の「効果」を示します。効果はその解決策を実施した場合に得られる効果ですが、ここでは効果に加えて、その解決策を実行に必要なリソース(人、金、時間など)を示すことが大事です。つまり、費用対効果を示すことが聞き手の納得感につながるのです。

このように、「背景」→「課題」→「解決策」→「効果」の流れで示すと、下記のような構造になります。つまり、「背景」で示した現状とありたい姿のギャップに対しての「解決策」の「効果」が現状を変えていき、ありたい姿に近づく、という構造になるのです。きちんと構成が循環する形になるのが相手に伝わる、納得感のある構成です。
 


 

いかがだったでしょうか。もし資料の構成をより深く学びたい方がいれば8月に人材育成担当者様向けに「研修体験&スキルアップセミナー ロジカルプレゼン資料作成」を実施しますので、ご参加いただければと思います。(お申込み・詳細はこちら