2019年11月に開催した「戦略的プレゼン資料作成講座 2日間集中講義」に参加された受講生の講座についての感想をご紹介いたします。
本講座では、いわゆる写真やイメージが中心のプレゼン資料ではなく、相手に資料を渡せば、資料が一人歩きして、相手が動いてしまう資料の作り方をお教えします。単なるPowerPointの使い方だけではなく、コミュニケーションの目的の設定、仮説思考による構成決め、ロジカルシンキングを用いた情報整理、スライドメッセージの決定、図解やグラフによる説明を通して、「総合的な仕事の基礎力」の養成を目指します。
本講座にご参加いただいた百合野さんに、参加した経緯や受講後の変化についてお伺いしました。
株式会社テイクアンドギヴ・ニーズ総合企画部 経営企画IRチーム百合野 美沢さん
「資料作成を体系的に学び、アウトプットの量・質を高めたい」
―――講座に参加されたきっかけはなんですか？
異動をきっかけにして、社内外に向けた資料を作成する機会が増えたことで、
- 資料作成に時間がかかる
- より良い表現方法があると思うが、誰にも教えてもらえず、改善策が見えない
という課題を感じていました。
全社プロジェクトに接する機会が多くなるにつれ、資料の作り方や伝え方により、プロジェクトが停滞する場面を何度も見てきましたが、正解がわかないまま過ごしていました。資料作成含め、自分自身を客観的に見ることができなくなってきたこと。また正確な道標となるものを持ち合わせず、感覚のままでやってきたことに非常に焦りを感じていた時に、本講座に出会いました。
体系的に資料作りを学ぶことで、資料作成業務を効率的に進め、アウトプットの量・質を高めたいと考え、「戦略的プレゼン資料作成 2日間集中講義」を受講いたしました。
「インプットからアウトプット、そしてフィードバックまで、短期間で実践」
―――講座の印象はいかがでしたか？
資料作成講座＝PowerPointの使い方というイメージがありましたが、全く違いました。
まずは、ビジネスの目的を踏まえ、資料作成において「効率性の向上」と「質の向上」を図る必要性を教えていただきました。
「ビジネスで大切なこと」は「ヒトに動いてもらうこと」。資料作成はそのための手段であり、目的ではない。だからこそ「人を動かす、一人歩きする資料を早く作ること」が必要であること。
いつの間にか、資料作成が目的化していたことに改めて気づき、「自分は、誰に何の行動をしてほしくて、資料を作るのか」、資料作成において、最も大切なことに気づかされました。
そのような気づきをアウトプットするため、本講座には宿題があり、講師の方に添削してもらえます。「言うは易く行うは難し」で、分かったつもりでも、アウトプットは難しいです。インプットからアウトプット、そしてフィードバックまで、短期間で実践することが出来ました。
「作業をできる限り早く終わらせる意識が芽生えた」
―――受講後、どのような変化が見られましたか？
「誰に対して、何の行動をしてほしいのか」
資料作成の前提を常に意識することで、常にゴールを見据えながら、業務にあたるようになりました。また、資料作成は「思いやり」なのだとこの講座を通して感じています。
「どのような情報が必要か」「どのような表現方法（言語、図解等）なら理解してもらえるか」を、常に伝える相手を思い浮かべ、相手にとっての最適な表現は何かを考えるようになりました。
効率性の面では、ショートカットとクイックアクセスツールバーが大変役に立っています。ショートカットは不思議なもので、使い始めるとマウスを使用することが億劫になってきます。講座の冒頭に教えていただいた「考える量は、作業時間を減らし、考える時間を捻出することで増える。」ということも、常に意識し、作業をできる限り早く終わらせる意識が芽生えました。
最適な表現を考えるうえで、大変役にたっているのが、「資料作成の行程」と、いくつもの「図解の型」です。資料作成の行程を机上に置き、抜け漏れがないか確認しながら、作業を進めるようにしています。また、以前はゼロから自分で作成していた図解、テンプレートを頂けたお陰で、非常に効率よく、業務を進めることができるようになりました。
「本で読むよりも、2日間受講した方が、確実に効率的」
―――講座をおすすめするとしたらどんな方におすすめしますか？またその理由は何ですか？
毎回の資料が、変わり映えせず、悩んでいる方。
人を動かし、成果を出したいというマネージャークラスの方。
資料が文字ばかりになり、見難さを感じている方
「資料作成は、具体的な修正内容を指摘が出来る人が少ない。」というのが実感です。そのため、社内でのインプットだけでは、なかなか成長しない。何故なら、ほぼみんな自己流でやっているからなのだと、今回の受講で感じました。本で読むよりも、2日間受講した方が、確実に効率的だと思います。