今回はタイトルの通り、なぜパワーポイント資料が重要なのか、ワード資料と比較しながらご説明します。
多くの人は資料作成と聞くと、ワード資料を思い浮かべますが、仕事を円滑に進める上で欠かせないのが実はパワーポイント資料なのです。パワーポイント資料は①図やグラフで説明する、②メッセージが明確である、の二点において、ワードよりも圧倒的に説明資料として適しています。
ワード資料は、そもそも文字で説明することを前提としているため、図やグラフを用いることに基本的には適していません。図やグラフを挿入することはできますが、本文と図やグラフは別々に存在するため、図やグラフは本文の補足説明程度です。これに対して、パワーポイントは図やグラフで説明するため直感的かつわかりやすさが段違いです。
また、ワードは文章で説明されているので、時間をかけて読み、何が重要かを読み取る必要があります。しかし、パワーポイントはスライド毎に明確なメッセージを示すため、伝えたいことが大変わかりやすく、短い時間で内容を理解することが可能です。
90年代にパワーポイントが日本に現れてから20年以上経過し、現在もパワーポイントで提案書や企画書を作成する機会はますます増えています。今やパワーポイントを使ってわかりやすい資料を作る技術はビジネスパーソンに求められている重要なスキルの一つと言っても過言ではありません。