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真に学ぶべきは「パワーポイントを使った説明資料作り」

みなさんは「パワーポイントを使った資料作成=プレゼンテーション資料作成」というも認識をお持ちではないでしょうか。実はこれは大きな間違いです。私が前回までお話ししてきている資料作成とは、「パワーポイントを使った説明資料作り」なのです。今回は、プレゼンテーション資料と説明資料についてお話しします。

現在、プレゼンテーションの方法やプレゼンテーション資料の作り方を教える本は世の中に溢れています。しかし、プレゼンテーションを実施する機会は実は少なく、外資系コンサルのプロジェクトにおいてさえ、プレゼンテーションはキックオフ会議や中間報告や最終報告など限られた機会で行われるのみです。

一方で、パワーポイント資料を使用し、会議で説明する機会は大変多いです。また、企画書や提案書の添付資料としてパワーポイント資料をつけることも大変多くなってきています。

プレゼンテーション資料と説明資料の大きな違いは、前者がプレゼンターのスピーチをサポートする資料(Visual aid)であることに対し、後者はプレゼンターがいなくても伝わる資料であることです。

説明資料は大人数へのプレゼンテーションを前提とした資料ではありませんので、フォントサイズは小さく、文字は多めになる傾向があります。画像なども最低限の使用にとどめます。

そして、この説明資料を作ることができればプレゼンテーション資料を作成するのは実は容易です。文字の部分を画像に変えて、文字の部分を代わりにプレゼンターが話せば良いのです。

逆に、プレゼンテーション資料から説明資料を作るのはかなり難易度が高いです。説明資料は単体で成り立つためにロジック構成を綿密に作りこみますが、プレゼンテーション資料は多くの場合プレゼンターが口頭で内容を説明することを主眼としているので、資料単体で成り立つことはほぼないからです。次回は、説明資料の種類についてお話しします。

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