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「提案型」と「説明型」

今回は、前回ご説明した説明資料の種類についてお話しします。

説明資料には2種類あり、その種類によって作り方が異なります。大きく分けると①新たな取り組みを提案する「提案型」の企画書や提案書②提案内容の実施や報告のための「説明型」の計画書や説明書(マニュアル)があります。
まず「提案型」の資料は、企画した内容について上長や顧客が判断をする必要があるので、判断のための材料や根拠を提示する必要があります。一方で、「説明型」の資料は、既に実施が決定した内容を説明する資料ですので、根拠よりも具体性が重要になります。

また、PDCAプロセスに当てはめると、Plan(計画)の段階では提案型の企画書や提案書を作成し、決裁が下りると説明型の計画書を準備します。Do(実施)にあたっては説明型の説明書(マニュアル)を作成し、Check(確認)の段階では説明型の報告書で問題点を整理し、最後のAction(改善)では提案型の改善提案書を作成します。このように日々の業務では様々な資料を使い分けながら仕事に取り組んでいます。

さらに、それぞれの資料は会社の上長が読み手になるものか、現場の社員が読み手になるものかによって更に分類されます。それぞれの資料の特性を理解した上で作成に取り組むことが肝要です。

私の経験では、日本のビジネスマンは会社の上長に対する企画書や提案書などの提案型の資料が苦手で、計画書や説明書などの説明型の資料が得意な傾向があります。よって本ブログでは、提案型を中心に説明を進めていきます。次回からは、どのような資料を作成すればいいのかについてお話ししていきたいと思います。

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